>>Disponible en Word et PDF

>>Disponible aussi en anglais, espagnol, et portugais

Résumé : Document préparé par Katrinka Joffe pour l'IWHC. Directives générales sur la manière de procéder pour obtenir une subvention : comment rechercher et identifier les sources de fonds potentielles ; comment rédiger une lettre d'introduction, une demande de subvention et une proposition ; liste de ressources utiles (6 pages).

Demander une subvention peut paraître intimidant. Si vous vous familiarisez pourtant avec le format et la procédure générale, tout le mystère en disparaîtra bientôt. L'application de quelques conseils, pratiquement universels, vous facilitera largement la tâche. Beaucoup de ces conseils sont décrits dans le Worldwide Fundraiser's Handbook 2nd edition (2003) de Michael Norton, ainsi que dans plusieurs autres guides de ressources publiés sur Internet — quelques sites (anglais) particulièrement utiles sont listés à la fin de ce document.

Les organisations donatrices reçoivent chaque année de très nombreux dossiers et accordent rarement de subventions à tous les projets. Un dossier concis, établissant clairement le lien avec l'organisme donateur, dans un langage non ambigu, favorisera largement votre cause. Avant d'entreprendre la démarche, définissez clairement l'objet de votre besoin. Les donateurs définissent souvent de très précises priorités et ne subventionnent pas les projets extérieurs à leur centre d'intérêt. Norton recommande la préparation d'une brève esquisse du projet, faisant état des points suivants : les questions ou problèmes considérés ; la manière dont vous envisagez de les résoudre ; l'issue projetée et le budget proposé. Cette brève description vous aidera à identifier les donateurs dont les intérêts sont similaires aux vôtres.

Il importe de s'informer sur l'organisation donatrice considérée, sur ses intérêts particuliers et sur la démarche à suivre lors de la présentation d'un projet. Cette information est généralement disponible en ligne, sous un sous-titre du type " Subventions ", " Vous avez un projet " ou, en anglais, " Grantseekers ", " Grants Program ", etc. La plupart des fondations publient clairement leurs domaines d'intérêt, généralement précisés sur leur site Web sous un titre du type " Vocation ", " Causes soutenues ", " Funding Priorities ", " Areas of Interest ", etc. Il est également utile de consulter les sections intitulées " Vocation ", " Connaître la Fondation ", " Who we are ", " What we do ", etc. Presque toutes les fondations publient en effet leur mission en ligne. L'envoi d'un dossier à une organisation qui ne finance pas les projets du type proposé est une perte de temps et de ressources, pour vous-même comme pour l'organisation.

Points à considérer :

• Les priorités de la fondation correspondent-elles à votre domaine d'action ?
• Le cas échéant, quelles sont les limites géographiques des dons consentis ?
• À quoi les fonds peuvent-ils servir ? Certaines fondations n'accordent par exemple pas de dons destinés au financement de réceptions ou de congrès, ne participent pas aux fins de réduction de dette et évitent les organisations poursuivant des intérêts religieux ou politiques spécifiques ou évidents.
• Les dons peuvent-ils être accordés directement à votre organisation, ou l'intervention d'un partenaire est-elle nécessaire ? Aux États-Unis, certaines organisations n'accordent par exemple de fonds qu'à des groupes d'origine américaine susceptibles, à leur tour, de redistribuer les fonds vers d'autres régions.
• Quel est le montant moyen des subventions accordées ? Les organisations tendent généralement à accorder des dons de même envergure approximative. Quelles sont les montants maximum et minimum consentis ?
• Quelle est la durée des subventions accordées?
• Combien de fois une demande peut-elle être soumise ?
• Quels sont les délais des demandes ? Y a-t-il des échéances à respecter ?
• Quels sont les conditions à remplir durant la procédure ? Suffit-il d'envoyer une lettre d'introduction pour entamer la démarche ou faut-il soumettre un dossier de projet complet ?
• À qui faut-il s'adresser et comment ?

Dès le moment où vous avez décidé de vous adresser à une organisation, veillez à procéder selon les instructions de cette organisation. Certaines fondations proposent un formulaire à remplir en ligne ou fournissent une adresse électronique. Beaucoup requièrent l'envoi d'une lettre d'introduction (" LOI " ou " Letter of Inquiry ", en anglais) présentant quelques détails précis de la demande. Ce type d'information se trouve généralement dans la section " Contact ", " Nous contacter ", etc., où vous trouverez également l'adresse postale, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de l'organisation. Si vous choisissez de procéder par courrier électronique, n'oubliez pas que votre message aboutira probablement dans votre dossier permanent auprès de la fondation. Veillez donc à utiliser un format et un ton professionnel, même pour l'envoi d'une simple demande de renseignements. La plupart des guides de ressources sur les subventions soulignent l'importance d'établir le contact avec la personne appropriée. Vous établirez ainsi une relation utile avec l'organisme donateur. Pour les petites organisations locales, une recherche soignée et un parfait respect des directives ne sont pas nécessairement gages de succès. Les relations personnelles et l'établissement de contacts y représentent cependant les atouts cruciaux d'une recherche de fonds fructueuse. Même si votre demande est refusée par une fondation, l'établissement d'un contact pourra vous assurer l'envoi d'information relative à de futures subventions, voire vous ouvrir la porte vers d'autres fondations. D'aucuns conseillent, pour cultiver ces relations, d'essayer de rencontrer un donateur potentiel avant la soumission d'une recommandation formelle. Veillez cependant à ne pas forcer les choses si l'idée ne vous paraît pas bien accueillie.

Il importe, certes, d'adapter chaque soumission aux critères de chaque organisation et d'établir des rapports personnels au sein de chaque fondation. Plusieurs démarches n'en sont pas moins communes à toutes les approches. Lorsque vous aurez assemblé le dossier nécessaire à une soumission, vous vous rendrez compte que ce dossier conviendra à pratiquement toutes vos demandes. En fait, de nombreuses fondations et organismes de subvention anglophones acceptent la formule " Common Grant Application ", proposée en ligne à l'adresse http://www.nng.org/resources/cga.htm. Ce formulaire vous permettra de préparer plusieurs dossiers par simple duplication. Les demandes personnalisées, dans une certaine mesure, n'en resteront probablement pas moins les plus prometteuses, en ce qu'elles se distinguent aux yeux de la personne ou du comité chargé de leur évaluation. La similarité des dossiers à soumettre peut donc faciliter la tâche, mais rien ne remplace une soumission apte à " vendre " le projet à une organisation particulière.

Lors de la personnalisation de vos demandes, veillez à considérer les destinataires, leurs priorités et points d'intérêt, la manière dont il convient de les contacter, leur mode d'évaluation des dossiers et la manière dont vous allez présenter votre projet. Ne manquez pas de considérer les points suivants lors de la préparation de votre approche :

• Formulaire de demande : Veillez à suivre méticuleusement les directives du formulaire. Il serait malheureux de voir votre demande rejetée pour une question de détail : l'omission d'une déclaration fiscale, par exemple, ou l'emploi d'un trop beau classeur. À ce propos : rares sont les organisations qui apprécient les classeurs spéciaux car ils compliquent la duplication et la distribution du dossier, sans compter qu'ils donnent aussi parfois une impression de gaspillage de ressources. La seule exception à cette règle concerne les rapports d'audit reliés, qu'il convient de présenter tels quels.
• Taille de l'organisme donateur et processus de sélection : Les fondations importantes et/ou les programmes d'État s'attendent généralement à recevoir des dossiers plus détaillés, tandis que les organismes de moindre envergure, moins dotés en personnel apte à évaluer les demandes, apprécient les approches moins élaborées. Cherchez, dans la mesure du possible, à connaître votre audience. Certaines fondations disposent d'un personnel professionnel chargé d'évaluer les demandes et d'en présenter un résumé et/ou de les recommander ou non aux administrateurs ou aux membres du conseil. Les fondations de moindre envergure se limitent en revanche parfois à soumettre directement une copie des dossiers reçus à la considération des administrateurs ou des membres du conseil.
• Nombre d'organisations à contacter : Selon Norton, les donateurs aiment souvent savoir combien d'autres organisations vous avez contactées et si elles ont répondu favorablement à votre demande. Opérez soigneusement votre sélection. Veillez à ne pas adopter une approche trop large, qui amènerait vos donateurs potentiels à douter du sérieux de votre demande. Ne comptez cependant jamais sur aucune subvention particulière et adressez-vous à plusieurs organisations pour augmenter vos chances de financement.
• Lettre d'accompagnement : Une lettre d'accompagnement offre un moyen aisé de personnaliser une demande. Joignez-la simplement à votre dossier général. Faites-y référence à vos contacts et soutiens antérieurs. Ne manquez pas d'y lier votre projet aux intérêts spécifiques du donateur et incluez-y quelques exemples pour rendre votre demande plus concrète.
• Budget : Dans le monde des dons et des subventions, le but ultime est, manifestement, une question d'argent. Que vous cherchiez à obtenir des fonds, des services ou des équipements, chaque demande présente un aspect monétaire. Parler d'argent peut vous paraître délicat. N'oubliez pourtant pas que pour vous aider, les fondations doivent savoir combien votre projet coûtera. Certains donateurs parlent de dossiers soumis avec une telle " délicatesse " qu'aucune demande effective d'argent n'y était incluse ! D'autres signalent que le montant requis n'est souvent pas indiqué avant la dernière page du dossier, obligeant le lecteur à deviner la taille et l'envergure de la demande tout au long de la lecture. Il n'est certes pas nécessaire d'y faire allusion dans la première phrase, mais la question d'argent doit être abordée de manière honnête et directe, à votre avantage comme à celui du donateur. Veillez à vous informer sur les limites de don et sur les exclusions : la plupart des fondations ne subventionnent ni les organisations à but lucratif, ni les groupes poursuivant des objectifs ouvertement religieux ou politiques, et elles ne financent généralement pas les réceptions, les conventions et les objectifs de réduction de dette.

Votre dossier doit répondre à quelques questions essentielles ; il représente généralement la seule chance que vous aurez de défendre votre cause. La plupart des conseils et comités appelés à arrêter la décision finale concernant votre dossier ne vous rencontreront qu'après avoir décidé de vous accorder leur soutien. La liste ci-dessous présente quelques questions factuelles générales auxquelles il importe de répondre, selon Norton et d'autres, dans une soumission.

• Quel est le problème à résoudre ou le besoin à satisfaire ?
• Quels sont les facteurs particuliers qui rendent importante la résolution de ce problème dans la région où le projet se déroulera ?
• Quels sont les objectifs à court et à long terme du projet ?
• Quel est votre calendrier ?
• Comment allez-vous atteindre vos objectifs ?
• Quels sont les résultats spécifiques attendus du projet ?
• Quel devrait en être le budget ? Quels sont vos plans de recherche d'autres sources de financement pour les années à venir ?
• Cette demande sera-t-elle unique ou s'agit-il d'un projet continu ?
• Quelles sources de fonds avez-vous déjà identifiées ? Quelles ressources ont-elles déjà été promises au projet?    
• Le donateur sera-t-il reconnu pour sa contribution ? Si oui, comment ? Un article pourrait par exemple être publié dans un journal local, ou une simple cérémonie de remerciement avec poignée de main officielle pourrait être organisée.
• Qualifiez l'importance et l'urgence du besoin. Que se passerait-il en l'absence d'intervention ? Quelques anecdotes et exemples spécifiques en disent beaucoup plus qu'une simple liste de chiffres.
• En quoi votre organisation est-elle la bonne pour faire face à la situation ?
• Pourquoi votre plan est-il le plus pertinent et le plus rentable ?
• Quels sont les gages de succès de votre projet ? Il serait bon de souligner sous ce point vos succès passés et vos compétences actuelles.
• La subvention pourrait-elle contribuer à d'autres résultats, au-delà de la somme d'argent consentie ? Par exemple, la première subvention pourrait-elle donner lieu à la mobilisation d'autres donateurs, ou sera-t-elle utile à la motivation de volontaires ?

En ce qui concerne le style : employez un style concis et veillez à ce que votre dossier ne soit pas trop long. Plusieurs organisations donatrices ont déploré la lourdeur de certaines soumissions et recommandent un style vif et animé, sans platitude et faisant preuve d'originalité. Veillez à démontrer l'efficacité de votre organisation en appuyant vos arguments de faits et chiffres, ou même d'études de cas et d'exemples spécifiques. Évitez les phrases et les paragraphes longs, le jargon technique et les répétitions. Beaucoup suggèrent de faire lire votre dossier par une personne, de préférence extérieure à votre organisation. Si certaines parties lui paraissent peu claires, il est probable qu'elles le seront aussi pour la fondation destinataire. Vous pourriez aussi joindre, au soutien de votre soumission, quelques lettres de remerciements de mandants, membres ou clients, ainsi que les lettres de recommandation d'autres organisations, si elles sont demandées. L'inclusion d'une coupure de journal relative à vos travaux ou à la perception positive de votre organisation au sein de la communauté reflétera clairement vos succès antérieurs. Enfin, une liste des organismes vous ayant soutenu dans le passé peut être rassurante.

Les donateurs s'efforcent généralement de répondre en temps utile aux demandes qui leur sont soumises, mais pas toujours aussi rapidement que vous le désireriez. Les délais de réponse varient généralement entre 4 et 6 semaines ; ils peuvent être plus ou moins longs selon l'approche de l'exercice fiscal. Certaines subventions sont accordées sur la base d'un budget perpétuel ; d'autres ne le sont que durant un trimestre particulier de l'année. Vérifiez les délais applicables pour vous faire une idée de la manière dont une organisation approuve ses dons. Suivant la taille de la fondation, deux ou trois personnes peuvent être chargées de l'approbation d'une demande, ou toutes les subventions doivent être soumises à la discussion d'un conseil qui ne se réunit qu'une fois tous les quelques mois.

Ressources utiles>>

Funders online, sous la direction de l'European Foundations Center : http://www.fundersonline.org

The Resource Alliance: http://www.resource-alliance.org

The Foundation Center: http://www.fdncenter.org

Interaction: http://www.interaction.org — section Membership pour accéder aux liens et publications sur la recherche de subventions

Writing a Successful Grant Proposal — article relatif aux subventions du Minnesota mais présentant une information utile et généralement applicable à toutes les demandes de fonds : http://www.mcf.org/mcf/grant/writing.htm

Common Grant Application: http://www.nng.org/resources/cga.htm

Liste particulièrement utile de ressources : " Grant resources on the Web: Where to look when you need funding ", par Dawn Ventress Kight et Emma Bradford Perry : ' si vous éprouvez des difficultés à accéder directement à ce site, soumettez-en le titre et/ou le nom des auteurs à un moteur de recherche tel que Google (http://www.google.com).