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Resumen: Preparado por Katrinka Joffe para la International Women's Health Coalition. Este documento brinda una guía general sobre cómo solicitar fondos. Incluye consejos para localizar e investigar a potenciales financiadores; sugerencias básicas para redactar cartas de indagación, solicitudes de financiamiento y propuestas, además de una lista de recursos útiles (6 páginas).

Solicitar fondos podría parecer un proceso intimidante, pero el misterio pronto desaparecerá simplemente al familiarizarte con el formato y procedimiento generales. Existen varias sugerencias que pueden hacer indoloro el proceso y que se aplican a la mayoría de situaciones. Muchas de estas sugerencias aparecen en The Worldwide Fundraiser's Handbook 2nd edition (2003) [segunda edición -2003- de un manual mundial para quienes buscan fondos], por Michael Norton, y también se las puede encontrar en varias guías de recursos en Internet—algunas de las más útiles están enumeradas al final de este documento.

Las organizaciones que otorgan fondos reciben numerosas propuestas cada año y raras veces financian cada propuesta. Una propuesta concisa que tenga conexiones claras con las organizaciones financiadoras y un lenguaje en absoluto ambiguo hará mucho para avanzar tu causa. Para iniciar el proceso, asegúrate de tener claro para qué quieres el financiamiento. Los donantes a menudo tienen prioridades específicas y no financiarán un proyecto que esté fuera de su enfoque. Norton sugiere preparar una breve descripción de tu proyecto, la cual incluya: los asuntos o problemas en los que planeas trabajar, cómo resolverá tu plan esos asuntos, el resultado esperado y el presupuesto propuesto. Esta breve descripción te ayudará a identificar financiadores con intereses similares.

Es importante investigar a la organización financiadora para averiguar cuáles son sus áreas de interés y los pasos que requiere para una solicitud. La mayor parte de esta información está disponible en Internet, usualmente bajo un subtítulo como "Buscadores de fondos" ("Grantseekers") o "Programa de Financiamientos" ("Grants Program"). La mayoría de fundaciones facilita investigar sus áreas de interés y por lo general las puedes encontrar en sus sitios bajo un subtítulo como "Prioridades de Financiamiento" ("Funding Priorities") o "Áreas de Interés" ("Areas of Interest"). Otros lugares útiles donde buscar son las secciones denominadas "Quiénes Somos" ("Who We Are") y "Qué Hacemos" ("What We Do"), ya que casi todas las fundaciones publican en sus sitios la declaración de su misión. Enviar propuestas a una organización que no otorga financiamiento para tu área propuesta es una pérdida de tiempo y recursos, tanto tuyos como de los donantes.

Lo que se debe averiguar:

• ¿Tiene la organización donante prioridades que concuerden con tu área de trabajo?
• ¿Cuáles, si las hay, son las limitaciones geográficas para los fondos?
• ¿Para qué pueden ser utilizados los fondos? Por ejemplo, algunas fundaciones no otorgan fondos que vayan a ser usados para financiar funciones o convenciones, tampoco participan en reducción de la deuda y evitan organizaciones con enfoques religiosos o políticos obvios o específicos.
• ¿Pueden los fondos ser otorgados directamente a tu organización, o se requiere de un socio? Algunas organizaciones podrían sólo otorgar fondos a grupos basados en los Estados Unidos, que luego pueden redirigir los fondos a otra área.
• ¿Cuál es el tamaño promedio de un financiamiento? Las organizaciones tienden a permanecer en el mismo rango al otorgar fondos. ¿Cuáles son los montos máximo y mínimo?
• ¿Qué duración tienen los fondos?
• ¿Cuántas veces puede ser enviada una solicitud?
• ¿Cuál es el marco de tiempo para las solicitudes? ¿Existen fechas límite?
• ¿Qué tipo de requerimientos deben ser cumplidos durante el proceso de solicitud? ¿Es suficiente una carta de indagación para iniciar una solicitud, o hay que enviar una propuesta completa?
• ¿A quién se debe contactar, y cómo?

Una vez que has decidido contactar a la organización donante, cerciórate de hacerlo en forma apropiada, siguiendo sus instrucciones. Algunas organizaciones brindan un formulario que puede ser completado en Internet u ofrecen una dirección electrónica, y muchas piden una Carta de Indagación ("Letter of Inquiry", a menudo llamada LOI) que proporciona algunos detalles específicos sobre tu solicitud. Esta información usualmente se encuentra en la sección "Contáctenos" ("Contact Us") e incluye direcciones, número de teléfono y dirección electrónica. Si optas por usar el correo electrónico, recuerda que tu mensaje podría terminar siendo parte de tu registro o archivo permanente con esa fundación, y deberías utilizar un formato y un tono profesionales, aun cuando sólo sea para hacer preguntas rápidas. La mayoría de guías de recursos sobre financiamientos subraya la importancia de ubicar a la persona correcta, ya que ello podría facilitar el desarrollo de una relación útil entre quien busca fondos y la parte financiadora. Para pequeñas organizaciones comunitarias, ni siquiera una cuidadosa investigación y el seguimiento de las directrices puede garantizar el éxito, de modo que las relaciones personales y la articulación constituyen claves cruciales para una exitosa consecución de fondos. Aun si tu solicitud fuera rechazada por una organización, tener un contacto puede conducir a información sobre futuros fondos o hasta posibilidades con otra fundación. A fin de cultivar estas relaciones, algunas personas recomiendan que trates de reunirte con un financiador potencial antes de presentar una recomendación formal, pero no presiones al financiador si la relación parece no ser bienvenida por la otra parte.

A pesar de la importancia de elaborar cada propuesta para una organización específica y de ubicar conexiones personales dentro de una fundación, el proceso de búsqueda de fondos consiste en realidad de varios elementos comunes. Una vez que has reunido los materiales para una solicitud de fondos, descubrirás que convenientemente esos mismos materiales son requeridos para casi todas las solicitudes de fondos. De hecho, muchas fundaciones y organizaciones financiadoras aceptan la "Solicitud Común de Fondos" ("Common Grant Application", que está disponible en el sitio http://www.nng.org/resources/cga.htm). Utilizar esta solicitud común te permitirá hacer varias copias de la misma solicitud en lugar de preparar una diferente cada vez. Sin embargo, las solicitudes más exitosas son probablemente aquéllas que han sido personalizadas hasta cierto punto, y destacan frente a la persona o personas que las revisan. Así, la tarea es facilitada por la similitud de los materiales involucrados, pero nada reemplaza a una solicitud que logre "vender" un proyecto a una organización específica.

Al personalizar una solicitud deberías tomar en cuenta a quiénes has planeado contactar, cuáles son sus prioridades y enfoques, cómo debería contactárseles, su procedimiento para evaluar solicitudes de fondos y la forma en que presentarás tu proyecto. Los siguientes son algunos puntos a considerar al preparar tu acercamiento:

• Formularios de solicitud: Asegúrate de seguir cuidadosamente los lineamientos para solicitud en cada detalle. Sería lamentable que tu solicitud fuera rechazada debido a un tecnicismo, como no incluir un formulario de impuestos o utilizar una carpeta costosa. Acerca de esto último: a muchas organizaciones no les gustan las carpetas o cartapacios especiales pues dificultan copiar y distribuir los materiales de la propuesta, y también porque podrían indicar un desperdicio de recursos. La única excepción son las auditorías engargoladas, que deberían ser dejadas en sus carpetas.
• El tamaño del donante y el proceso de selección: Las grandes fundaciones y/o los programas gubernamentales usualmente esperan una mayor cantidad de detalles, mientras que los donantes más pequeños cuentan con menos personas que pueden evaluar las solicitudes y buscarán un enfoque más regular. De ser posible, conoce a tu audiencia. Algunas fundaciones tienen personal profesional que revisará tu solicitud y presentará un resumen y/o recomendación a los fiduciarios o miembros de la junta directiva. Las fundaciones más pequeñas pueden simplemente reenviar copias de la propuesta en forma directa a los fiduciarios o miembros de la junta directiva para su consideración.
• A cuántos donantes contactar: En opinión de Norton, a los donantes a menudo les interesa saber cuántas otras organizaciones han sido contactadas y si alguna de éstas ha decidido otorgar fondos. Haz una minuciosa selección y evita que el alcance de tu enfoque sea demasiado amplio para convencer a potenciales donantes de la seriedad de tu solicitud. Sin embargo, nunca des por hecho un financiamiento, y envía tu solicitud a varios donantes a fin de que la recepción de fondos sea más probable.
• Carta de portada: Una carta de portada es una fácil manera de personalizar una solicitud y puede ser adjuntada a tu archivo básico de solicitud. Haz referencia a contactos y apoyo previos, asegúrate de vincular tu propuesta a los intereses específicos de la organización donante e incorpora ejemplos que hagan más concreta tu solicitud.
• Presupuesto: En el mundo de los financiamientos y de la búsqueda de fondos no es extraño que las cosas se reduzcan a dinero. Ya sea que estés buscando fondos, servicios o materiales, hay un costo monetario asociado a cada solicitud. Aunque la cuestión del dinero puede ser un tema difícil, recuerda que las fundaciones, para poder ofrecer apoyo, realmente necesitan saber cuánto dinero requiere tu proyecto. ¡Algunos donantes cuentan relatos sobre propuestas que fueron redactadas con tal 'delicadeza' que de hecho ni siquiera incluían una solicitud de dinero! Otras observan que a menudo no pueden encontrar la cantidad de dinero requerido sino hasta en la última página, lo que obliga a quien lee la propuesta a adivinar el volumen y el alcance de la solicitud mientras la lee. No es necesario que el monto figure en la primera frase, pero el asunto del dinero debe ser abordado de manera honesta y directa, para tu propio beneficio y el de las organizaciones financiadoras. Revisa los límites de los fondos y lo que los donantes no van a financiar—la mayoría de fundaciones no financia a organizaciones con fines de lucro o a grupos con metas abiertamente religiosas o políticas, y por lo general no otorgan fondos para funciones, convenciones o reducción de la deuda.

La propuesta debería responder algunas preguntas básicas para la organización y probablemente sea la única oportunidad que tendrás para presentar tu caso. En su mayoría, las juntas directivas o los paneles que toman la decisión final sobre tus propuestas no se reunirán con un solicitante sino hasta después de haber decidido que le brindarán apoyo. A continuación, algunas preguntas que Norton y otras personas consideran que deberían ser abordadas en algún punto de la propuesta:

• ¿Cuál es el asunto o necesidad que se enfocará?
• ¿Cuáles factores particulares hacen importante enfocar este asunto en el área donde el proyecto ha de llevarse a cabo?
• ¿Cuáles son las metas a corto y largo plazos de este proyecto?
• ¿Cuál es el calendario del proyecto?
• ¿Qué proceso será utilizado para cumplir esas metas?
• ¿Cuáles son los resultados específicos esperados del proyecto?
• ¿Cuál es el presupuesto propuesto? ¿Cuáles son tus planes para desarrollar fuentes alternativas de financiamiento en los años venideros?
• ¿Es ésta una única solicitud, o tu proyecto es permanente?
• ¿Cuáles fuentes de financiamiento ya has identificado? ¿Qué montos han sido conseguidos para el proyecto?
• ¿Será reconocido el donante por su contribución y, en caso afirmativo, cómo? Por ejemplo, un artículo podría ser publicado en un periódico local, o se podría arreglar una simple ceremonia de agradecimiento y un estrechamiento de manos oficial.
• ¿Por qué es ésta una necesidad importante y urgente, y qué sucederá si no se hace nada al respecto? Las anécdotas y ejemplos específicos funcionarán mucho mejor que simplemente hacer un listado de cifras.
• ¿Por qué es idónea tu organización para hacer algo al respecto?
• ¿Por qué es tu plan el más adecuado y costo-efectivo?
• ¿Por qué es probable que tu proyecto sea exitoso? Éste sería un buen lugar para destacar los éxitos del pasado y las actuales habilidades.
• ¿Podría el financiamiento ayudar a facilitar logros más allá de la suma real de dinero que ha sido otorgada? Por ejemplo, ¿se podrían movilizar fondos de otras organizaciones como resultado del primer financiamiento, o ayudará este financiamiento a motivar a personas voluntarias?

En lo que se refiere a redacción: utiliza lenguaje conciso y no permitas que la propuesta se haga demasiado extensa. Varias organizaciones donantes han dicho que la lectura de propuestas puede ser tediosa, por lo que recomiendan que sean redactadas en un estilo dinámico, evitando un lenguaje y un formato aburridos. Asegúrate de demostrar la efectividad de tu organización respaldando tus planteamientos con hechos y cifras, y aun con estudios de caso y ejemplos específicos de cómo ha sido la gente. Evita frases y párrafos extensos, como también el uso de jerga y repeticiones. Muchas personas que trabajan en el campo de los financiamientos sugieren que alguien más lea tu propuesta, preferiblemente alguien que no pertenezca a tu organización. Si algo no le parece claro a esa persona, es muy probable que tampoco lo sea para la organización que leerá la propuesta. A fin de fortalecer tu propuesta, podrías incluir algunas cartas de agradecimiento de la población objetivo, miembras/os o clientes de tu organización, así como cartas de apoyo de otras agencias si las mismas fueran solicitadas. Incluir un recorte de prensa sobre el trabajo previo o las actitudes positivas de la comunidad hacia tu organización sirve para mostrar los éxitos del pasado. Finalmente, un elemento que da seguridad es hacer un listado de apoyos que has recibido de otros donantes en el pasado.

Las organizaciones financiadoras tratan de responder en forma oportuna, pero no siempre pueden hacerlo tan rápidamente como lo desearías. El tiempo de respuesta es por lo general entre cuatro y seis semanas, pero podría ser mayor o menor dependiendo del calendario del año financiero. Algunos fondos son otorgados uno tras otro, mientras que otros sólo se entregan durante un trimestre específico del año. Verifica las fechas límite para tener una idea de cómo una organización aprueba fondos. Dependiendo del tamaño de la fundación, es posible que dos o tres personas estén encargadas de aprobar tu propuesta, o podría haber una junta que se debe reunir para discutir todos los financiamientos y sólo puede reunirse cada pocos meses.

Recursos útiles

Funders online, manejado por el European Foundation Centre: http://www.fundersonline.org
The Resource Alliance (La Alianza de Recursos): http://www.resource-alliance.org
The Foundation Center (Centro de Fundaciones): http://www.fdncenter.org
Interaction (Interacción): http://www.interaction.org. Ver en su sección de recursos los enlaces y publicaciones sobre búsqueda de fondos.
Writing a Successful Grant Proposal (Redacción de una exitosa solicitud de fondos) - Este artículo se refiere a subsidios en el estado de Minnesota, pero la información es útil y básicamente la misma para todos los subsidios: http://www.mcf.org/mcf/grant/writing.htm
Common Grant Application (Solicitud Común de Fondos): http://www.nng.org/resources/cga.htm
Una lista muy útil de recursos de financiamiento, "Grant resources on the Web: Where to look when you need funding" ("Recursos de financiamiento en Internet: Dónde buscar cuando se necesitan fondos"), por Dawn Ventress Kight y Emma Bradford Perry: Si tienes problemas para acceder directamente a este sitio, inténtalo ingresando el título (en inglés) y/o los nombres de las autoras en un buscador como Google (http://www.google.com).